DDT fornitori: quando pochi minuti diventano un enorme costo operativo

Da data entry manuale a gestione per eccezione

A. Capaldo è una delle principali realtà italiane nella distribuzione di ferramenta, utensileria, edilizia, giardinaggio e fai da te.

La dimensione della sua struttura logistica aiuta a capire la scala del processo: 125.000 m² di area logistica, 50.000 referenze gestite e 42.000 posti pallet. La capacità dichiarata arriva a 240 pallet e 600 cassette immagazzinate all’ora. (fonte: capaldo.it)

In un’azienda con questi volumi, anche pochi minuti di attività manuale diventano importanti quando vengono ripetuti continuamente. Ed era proprio quello che accadeva con i DDT dei fornitori.

Ogni documento doveva essere aperto, letto e inserito manualmente in Microsoft Business Central. Prima: 5–8 minuti per documento. Oggi: intervento umano solo quando qualcosa non torna.

Eliminare un’attività manuale ripetitiva che non generava valore

Ogni DDT conteneva già le informazioni necessarie:

• fornitore;
• articoli;
• quantità;
• riferimenti;
• dati di testata e di riga.

Eppure una persona doveva comunque leggere il documento e riportare quelle stesse informazioni nel gestionale. Documenti provenienti da fornitori diversi, PDF e scansioni con formati differenti rendevano il processo ancora più oneroso.

Il risultato era un’attività ripetitiva che assorbiva tempo e portava con sé:

• possibili errori di trascrizione;
• documenti in attesa di registrazione;
• accumuli nei momenti di maggiore carico;
• tempo sottratto ai controlli;
• dipendenza dall’intervento continuo delle persone.

Il dato esisteva già. Mancava il modo di portarlo nel sistema senza ricopiarlo.

Il problema non era il singolo DDT. Erano quei 5–8 minuti ripetuti documento dopo documento, ogni giorno.

L’operatore diventava il ponte tra il documento e il gestionale: leggere → individuare il dato → digitare → controllare → registrare. Un lavoro necessario solo perché documento e sistema non comunicavano direttamente.

Non mancava il dato. Era il processo a chiedere ancora a una persona di riscriverlo.

Abbiamo automatizzato il passaggio dal documento al gestionale

Non abbiamo sostituito Microsoft Business Central. Abbiamo eliminato il lavoro manuale necessario per alimentarlo.

RIV4 acquisisce i DDT in ingresso e:

• riconosce il documento;
• legge i dati di testata e di riga;
• struttura le informazioni;
• le porta nel gestionale;
• coinvolge una persona solo quando un dato richiede una verifica.

Il sistema non “indovina”. Quando qualcosa non è sufficientemente chiaro, il processo si ferma e chiede l’intervento dell’operatore.

Da inserimento manuale a gestione per eccezione

Prima

• DDT in ingresso → apertura del documento → lettura manuale → ricerca delle informazioni → digitazione nel gestionale → controllo → registrazione

Oggi

• DDT in ingresso → acquisizione automatica → lettura ed estrazione dei dati → inserimento in Business Central → intervento umano solo se necessario

La differenza è sostanziale. Prima la persona doveva occuparsi di ogni documento. Oggi si occupa solo di quelli che richiedono davvero attenzione.

Prima: 5–8 minuti per documento. Oggi: la normalità va avanti da sola.

Il miglioramento non consiste semplicemente nel leggere più velocemente un DDT. Consiste nell’aver cambiato il modo in cui viene gestito il processo.

Se il documento è corretto, procede automaticamente. Se qualcosa non torna, interviene una persona.

È quello che chiamiamo gestione per eccezione: la tecnologia gestisce la normalità, le persone si concentrano sulle eccezioni.

Ordine. Automazione. Controllo.

• Ordine — I DDT seguono un flusso unico e strutturato. Il processo non dipende più dalla presenza di una persona che apra e inserisca manualmente ogni documento.
• Automazione — Il data entry ordinario viene eliminato. RIV4 acquisisce, interpreta e porta automaticamente nel gestionale le informazioni contenute nei documenti.
• Controllo — Eliminando la ricopiatura manuale si riduce anche il rischio di errore di trascrizione. Il controllo umano resta, ma cambia natura: meno tempo a inserire dati, più attenzione a verifiche e anomalie.

Le persone tornano a fare il lavoro che richiede davvero una persona

Prima una parte del tempo veniva utilizzata per trasferire informazioni da un documento a un sistema. Oggi quel lavoro viene eseguito automaticamente. Le persone possono concentrarsi maggiormente su:

• verifiche;
• riconciliazioni;
• anomalie;
• controlli amministrativi e operativi;
• attività che richiedono esperienza e capacità decisionale.

Il documento viene letto. Il gestionale viene aggiornato. La persona interviene solo quando serve davvero.

La voce del cliente

“Abbiamo implementato con EDM il prodotto RIV4 per il riconoscimento con AI dei documenti in ingresso. Il fornitore si è dimostrato estremamente professionale, con un project management di alto livello. EDM è in grado di fornire soluzioni affidabili a supporto del miglioramento dei processi aziendali.”

— Massimo Magri, Direttore Operativo — A. Capaldo S.p.A.